Nebenkosten prüfen lassen: So zahlen Sie nie wieder zu viel

Jährlich grüßt die Nebenkostenabrechnung - und sorgt oft für Ärger. Denn nicht immer ist sie korrekt. Deshalb sollten Sie die Abrechnung in jedem Fall prüfen. Wir zeigen Ihnen, worauf es dabei ankommt.

Die Nebenkostenabrechnung ist zu hoch. Was kann ich tun?

Nebenkosten werden umgangssprachlich auch als „zweite Miete“ bezeichnet. Hiermit werden alle Kosten abgerechnet, die durch die Nutzung der gemieteten Wohnung oder des gemieteten Hauses entstehen, z. B. Heizkosten, Warmwasser oder die Müllabfuhr. In der Regel erhalten Mieter:innen einmal im Jahr eine Rechnung, in der diese Leistungen mit den Vorauszahlungen aus der monatlichen Miete verrechnet werden. Oft stellen Vermieter:innen darin noch hohe Nachforderungen. Bevor Sie die Nebenkosten-Nachzahlung begleichen, sollten Sie sich die Rechnung jedoch genauer ansehen: Denn jede zweite Nebenkostenabrechnung in Deutschland ist fehlerhaft. So urteilt der Deutsche Mieterbund (DMB). Aus diesem Grund sollten Sie die Nebenkosten prüfen lassen: Schauen Sie sich die im Schreiben aufgelisteten Kosten genau an und lassen Sie sich unter Umständen von Ihrem Vermieter bzw. Ihrer Vermieterin auch die Belege und Rechnungen zeigen.

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„Das Wichtigste vorab: Die umlagefähigen Nebenkosten müssen Sie als Mieter nur zahlen, wenn dies auch so im Mietvertrag steht.“ Franz Kopinski, Rechtsanwalt aus Leipzig

Die Nebenkosten werden also im Mietvertrag festgelegt. Hier muss auch aufgelistet sein, welche Kostenpositionen genau auf den Mieter bzw. die Mieterin umgelegt werden. Alternativ kann der/die Vermieter:in auf die umlagefähigen Nebenkosten gemäß der Betriebskostenvereinbarung verweisen. Zu diesen zählen:

Grundsteuer
Abwasser
Heizung und Warmwasser
Aufzug
Straßenreinigung/Müllbeseitigung
Gebäudereinigung
Gartenpflege
Allgemeinbeleuchtung
Sach- und Haftpflichtversicherung
Hausmeisterdienste
Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
Wäschepflege
Schornsteinreinigung
Sonstige Betriebskosten

Der letzte Punkt ist zwar sehr vage, doch stellt er kein Schlupfloch für Vermieter:innen dar: Nicht-umlagefähige Kosten (beispielsweise Instandhaltungs- und Verwaltungskosten) können weiterhin nicht auf den/die Mieter:in abgewälzt werden.

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung muss der bzw. die Vermieter:in bestimmte Regeln einhalten: Die Rechnung muss schriftlich erfolgen und es muss klar ersichtlich sein, welche Kosten der bzw. die Mieter:in zu welchem Anteil trägt. Dazu sind folgende Informationen nötig:

Abrechnungszeitraum
Verteilerschlüssel (Berechnung z. B. nach Wohnfläche, nach Einheiten, nach Personenanzahl, nach tatsächlichem Verbrauch)
Aufstellung der Gesamtkosten
Kostenanteil des Mieters

Der bzw. die Vermieter:in muss hierbei den Verteilerschlüssel zugrunde legen, der im Mietvertrag vereinbart wurde. Im Nachhinein kann der Verteilerschlüssel nur mit Zustimmung des Mieters verändert werden. „Der Abrechnungszeitraum darf höchstens 12 Monate betragen“, sagt Rechtsexperte Kopinski. „Allerdings können Vermieter:innen auch einen kürzeren Zeitraum ansetzen. Das ist meist dann der Fall, wenn der bzw. die Mieter:in vor Ablauf des eigentlichen Abrechnungszeitraums auszieht.“

Ihr Vermieter bzw. Ihre Vermieterin muss Ihnen die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zuschicken. Verpasst der bzw. die Vermieter:in diese Frist, kann er die Nebenkosten-Nachzahlung nicht mehr geltend machen. In diesem Fall können Sie die Abrechnung ignorieren und müssen nicht zahlen. Umgekehrt gilt dies jedoch nicht: Haben Sie Anspruch auf eine Rückzahlung, können Sie diese auch bei einer verspäteten Abrechnung noch einfordern.

Info: So prüfen Sie den Verteilerschlüssel für die Heizkosten

Bei den Heizkosten gilt eine Sonderregelung. Diese müssen zumindest zu 50 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Geschieht dies nicht, können Sie den Teil der Heizkosten, der nicht verbrauchsabhängig berechnet wurde, gemäß der Heizkostenverordnung um 15 Prozent kürzen.

Widerspruch bei falscher Nebenkostenabrechnung – so geht’s!

Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Sie 12 Monate Zeit, diese zu überprüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen. Allerdings läuft gleichzeitig eine Zahlungsfrist von nur 30 Tagen. Wenn Ihnen die Abrechnung zu hoch erscheint, sollten Sie die Nachzahlung deswegen trotzdem begleichen – allerdings unter Vorbehalt. Nur wenn offensichtliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung vorliegen, können Sie einen Teil der Nachzahlung direkt einbehalten und Widerspruch einlegen. Rechtsanwalt Franz Kopinski erklärt: „Verweigern Sie die Nachzahlung und stellt sich am Ende heraus, dass die Nebenkostenabrechnung doch korrekt war, laufen Sie Gefahr, in Zahlungsverzug zu geraten. Sie riskieren damit, eine Abmahnung und im schlimmsten Fall die Kündigung zu erhalten.“

Um die Nebenkostenabrechnung ordentlich prüfen zu können, haben Sie ein Recht auf Einsicht in alle Belege und Rechnungen des Vermieters. Das muss Ihnen Ihr bzw. Ihre Vermieter:in in seinen Räumlichkeiten, bei seinem bzw. seiner Steuerberater:in oder der Hausverwaltung ermöglichen. Hierbei können Sie auch die Vorlage der Originalbelege verlangen. Sie müssen die Belege allerdings nicht selbst einsehen, sondern können auch einen sachkundigen Bekannten, Ihren Anwalt bzw. Ihre Anwältin oder einen Mitarbeitenden eines Mietervereins schicken. Nur in begründeten Ausnahmefällen haben Sie die Möglichkeit, sich Fotokopien der Abrechnungsbelege schicken zu lassen. Dies können Sie nur einfordern, wenn Ihnen die die Einsichtnahme in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann. Typische Fälle sind Krankheit, höheres Alter oder wenn der Wohnsitz des Vermieters zu weit entfernt ist. Stellen Sie Fehler fest, sollten Sie den bzw. die Vermieter:in dazu auffordern, Ihnen eine neue und korrigierte Abrechnung zukommen zu lassen.

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Kann ich die Nebenkosten von der Steuer absetzen?

Bestimmte Nebenkosten können Sie bis zu einem Anteil von 20 Prozent von der Steuer absetzen. Hierzu gehören haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Wohnungsreinigung oder Gartenarbeiten) oder Handwerkerleistungen wie etwa Renovierungsarbeiten. Abgesetzt werden können aber nur die reinen Arbeitskosten, nicht die Materialkosten. Die absetzbaren Kosten tragen Sie in den Mantelbogen Ihrer Steuererklärung ein. Das Finanzamt verlangt in der Regel einen Nachweis für die Kosten, deswegen sollten Sie Kopien der Rechnungen beilegen.

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