Nebenkostenabrechnung prüfen lassen und Geld sparen

Jährlich grüßt die Nebenkostenabrechnung – und sorgt leider oft für Ärger. Denn nicht immer ist sie korrekt. Deshalb sollten Sie die Nebenkostenabrechnung in jedem Fall prüfen (lassen). Wir zeigen Ihnen, worauf es dabei ankommt.

Nebenkostenabrechnung prüfen: das Wichtigste auf einen Blick

Laut Deutschem Mieterverbund (DMB) ist jede zweite Nebenkostenabrechnung in Deutschland fehlerhaft.

Die Nebenkostenabrechnung muss schriftlich erfolgen und verständlich auflisten, welche Kosten Sie als Mieter:in anteilig tragen.

Die Nebenkostenabrechnung muss Ihnen 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugeschickt werden.

Nebenkostenabrechnung: Was müssen Sie prüfen?

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung muss der bzw. die Vermieter:in bestimmte Regeln einhalten: Die Rechnung muss z. B. schriftlich erfolgen und es muss klar ersichtlich sein, welche Kosten der bzw. die Mieter:in zu welchem Anteil trägt. Dazu sind folgende Informationen nötig:

Abrechnungszeitraum
Verteilerschlüssel (Berechnung z. B. nach Wohnfläche, nach Einheiten, nach Personenanzahl oder nach tatsächlichem Verbrauch)
Aufstellung der Gesamtkosten
Kostenanteil des Mieters bzw. der Mieterin

Der bzw. die Vermieter:in muss hierbei den Verteilerschlüssel zugrunde legen, der im Mietvertrag vereinbart wurde. Im Nachhinein kann der Verteilerschlüssel nur mit Zustimmung des Mieters oder der Mieterin verändert werden.

„Der Abrechnungszeitraum darf höchstens 12 Monate betragen. Allerdings können Vermieter:innen auch einen kürzeren Zeitraum ansetzen. Das ist meist dann der Fall, wenn der bzw. die Mieter:in vor Ablauf des eigentlichen Abrechnungszeitraums auszieht.“ Franz Kopinski, Rechtsanwalt aus Leipzig

Fristen in der Nebenkostenabrechnung

Ihr Vermieter bzw. Ihre Vermieterin muss Ihnen die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zuschicken. Wird diese Frist verpasst, kann er oder sie die Nachzahlung der Nebenkosten nicht mehr geltend machen. In diesem Fall können Sie die Abrechnung ignorieren und müssen nicht zahlen. Umgekehrt gilt dies jedoch nicht: Haben Sie Anspruch auf eine Rückzahlung, können Sie diese auch bei einer verspäteten Abrechnung noch einfordern.

Was darf in den Nebenkosten abgerechnet werden?

Die Nebenkosten werden im Mietvertrag festgelegt. Hier muss auch aufgelistet sein, welche Kostenpositionen genau auf den Mieter bzw. die Mieterin umgelegt werden. Alternativ kann der:die Vermieter:in auf die umlagefähigen Nebenkosten gemäß der Betriebskostenvereinbarung verweisen. Zu diesen zählen:

Grundsteuer
Abwasser
Heizung und Warmwasser
Aufzug
Straßenreinigung/Müllbeseitigung
Gebäudereinigung
Gartenpflege
Allgemeinbeleuchtung
Sach- und Haftpflichtversicherung
Hausmeisterdienste
Wäschepflege
Schornsteinreinigung
Sonstige Betriebskosten

Der letzte Punkt ist zwar sehr vage, doch stellt er kein Schlupfloch für Vermieter:innen dar: Nicht-umlagefähige Kosten (beispielsweise Instandhaltungs- und Verwaltungskosten) können weiterhin nicht auf den:die Mieter:in umgelegt werden.

Info: Sonderregelung Heizkosten

Heizkosten sollten mindestens zu 50 Prozent, höchstens zu 70 Prozent, nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden, im Übrigen nach Wohnfläche. Geschieht dies nicht, können Sie den Teil der Heizkosten, der nicht verbrauchsabhängig berechnet wurde, gemäß der Heizkostenverordnung um 15 Prozent kürzen.

Nebenkostenabrechnung zu hoch: Was kann ich tun?

Jede zweite Nebenkostenabrechnung in Deutschland ist fehlerhaft. So urteilt der Deutsche Mieterbund (DMB). Aus diesem Grund sollten Sie die Nebenkosten prüfen lassen: Schauen Sie sich die im Schreiben aufgelisteten Kosten genau an und lassen Sie sich unter Umständen von Ihrem Vermieter bzw. Ihrer Vermieterin auch die Belege und Rechnungen zeigen.

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Ob zu hohe Nebenkostenabrechnung, überhöhte Mietforderungen oder Lärmbelästigung durch die Nachbarn – mit dem Mietrechtsschutz der DEVK sind Sie bei Streitigkeiten rund um Ihre gemietete Wohnung, Doppelhaushälfte oder Ihr Einfamilienhaus abgesichert.

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Nebenkosten prüfen

Widerspruch bei falscher Nebenkostenabrechnung

Sie erhalten Ihre Nebenkostenabrechnung.

Sie haben ab diesem Zeitpunkt 12 Monate Zeit, Ihre Nebenkostenabrechnung zu prüfen.

Erscheint die Nebenkostenabrechnung zu hoch, können Sie nun Widerspruch einlegen.

Der Widerspruch muss schriftlich an den oder die Vermieter:in erfolgen und klar begründet sein. Verdächtigungen oder Vermutungen reichen hier nicht aus. Wenn möglich, sollten dem Widerspruch belegende Dokumente beigefügt werden.

Doch Vorsicht: Von einem Widerspruch unberührt bleibt die Zahlungsfrist für Nachforderungen. Diese müssen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung beglichen werden, wobei die Zahlung unter Vorbehalt geleistet werden sollte.

„Verweigern Sie die Nachzahlung und stellt sich am Ende heraus, dass die Nebenkostenabrechnung doch korrekt war, laufen Sie Gefahr, in Zahlungsverzug zu geraten. Sie riskieren damit, eine Abmahnung und im schlimmsten Fall die Kündigung zu erhalten.“ Franz Kopinski, Rechtsanwalt aus Leipzig

Nutzen Sie Ihr Recht auf Einsicht in die Belege und Rechnungen

Frau und Mann sichten konzentriert ein Dokument am Küchentisch

Um die Nebenkostenabrechnung ordentlich prüfen zu können, haben Sie ein Recht auf Einsicht in alle Belege und Rechnungen, z. B. in den Räumlichkeiten Ihres bzw. Ihrer Vermieter:in, oder aber auch bei seinem bzw. ihrem Steuerberatungs-Büro bzw. der Hausverwaltung. Hierbei können Sie auch die Vorlage der Originalbelege verlangen. Alternativ können Sie auch einen sachkundigen Bekannten, Ihren Rechtsbeistand oder einen Mitarbeitenden des Mietervereins schicken. Nur in begründeten Ausnahmefällen haben Sie die Möglichkeit, sich Fotokopien der Abrechnungsbelege schicken zu lassen, z. B. wenn Ihnen die Einsichtnahme in den oben genannten Räumen aufgrund von Krankheit oder Entfernung nicht zugemutet werden kann. Stellen Sie Fehler fest, sollten Sie den bzw. die Vermieter:in dazu auffordern, Ihnen eine neue und korrigierte Abrechnung zukommen zu lassen.

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung.

Mit dem Mietrechtsschutz der DEVK haben Sie die Möglichkeit, Ihre Nebenkostenabrechnung kostenlos von uns prüfen zu lassen. Sind Sie nicht im Mietrechtsschutz, können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung z. B. von Anwält:innen prüfen lassen. Dies kostet Sie im Schnitt etwa ein Drittel der Gesamtsumme der Nebenkosten.

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Bestimmte Nebenkosten können Sie bis zu einem Anteil von 20 Prozent von der Steuer absetzen. Hierzu gehören haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Wohnungsreinigung oder Gartenarbeiten) oder Handwerkerleistungen wie etwa Renovierungsarbeiten. Abgesetzt werden können aber nur die reinen Arbeitskosten, nicht die Materialkosten. Die absetzbaren Kosten tragen Sie in den Mantelbogen Ihrer Steuererklärung ein. Das Finanzamt verlangt in der Regel einen Nachweis für die Kosten, deswegen sollten Sie Kopien der Rechnungen beilegen.

Erscheint Ihnen Ihre Nebenkostenabrechnung zu hoch, sollten Sie diese prüfen. Im ersten Schritt kontollieren Sie hierfür, ob die Nebenkostenabrechnung Ihnen in korrekter Form übermittelt wurde. Dazu sind folgende Informationen nötig:

der korrekte Abrechnungszeitraum,
Verteilerschlüssel (Berechnung z. B. nach Wohnfläche, nach Einheiten, nach Personenanzahl oder nach tatsächlichem Verbrauch),
Aufstellung der Gesamtkosten und
der Kostenanteil des Mieters.

Ist die Nebenkostenabrechnung formal korrekt, sollten Sie die abgerechneten Nebenkosten prüfen (lassen). Zu diesen zählen:

Grundsteuer
Aufzug
Abwasser
Gebäudereinigung
Straßenreinigung/Müllbeseitigung
Allgemeinbeleuchtung
Gartenpflege
Sach-/und Haftpflichtversicherung
Wäschepflege
Schornsteinreinigung
Hausmeisterdienste
Heizung und Warmwasser
Sonstige Betriebskosten

Der letzte Punkt klingt zwar vage, aber ist für Sie kein Grund zur Sorge. Nicht-umlagefähige Kosten wie etwa Instandhaltungs- und Verwaltungskosten dürfen nach wie vor nicht auf Sie umgelegt werden.

Wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihre Nebenkostenabrechnung zu hoch ist, sollten Sie diese zunächst prüfen (lassen). Bestätigt sich die Vermutung, können Sie innerhalb von 12 Monaten Widerspruch einlegen. Achtung: Bedenken Sie jedoch, dass auch nach Widerspruch die Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung weiterläuft. Kommt Ihnen die Nebenkostenabrechnung zu hoch vor, sollten Sie die Nachzahlung dennoch leisten – allerdings unter Vorbehalt. Lediglich bei klar erkennbaren Fehlern in der Abrechnung ist es möglich, einen Teil der Nachzahlung zurückzubehalten und Einspruch einzulegen Sie sind im Mietrechtsschutz der DEVK? Dann können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung kostenlos von unserem Partner Mineko prüfen lassen. Der Mietrechtsschutz der DEVK sichert Sie bei Streitigkeiten rund um gemietete Immobilien in Deutschland ab. Dabei kann es sich um eine Wohnung, Doppelhaushälfte oder ein Einfamilienhaus handeln. Zudem sind Sie bei Streitfällen rund um alle selbstbewohnten Wohnungen und Häuser in Deutschland abgesichert. Einige Beispiele aus der Praxis:

Ihr:e Vermieter:in stellt überhöhte Mietforderungen.
Die Nebenkostenabrechnung enthält für Sie nicht nachvollziehbare Beträge.
Ihr:e Vermieter:in kündigt völlig unvermittelt den Mietvertrag.
Ihre Wohnung weist Mietmängel auf (Schimmel, kaputte Heizung, etc.) und Sie möchten eine Mietminderung durchsetzen.
Sie möchten die Miete wegen Lärm oder anderen Immissionen mindern.

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Möchten Sie Ihre Nebenkostenabrechnung anwaltlich überprüfen lassen, sollten Sie mit Kosten in Höhe von etwa einem Drittel der Gesamtsumme rechnen. Sind Sie im Mietrechtsschutz der DEVK? Dann profitieren Sie davon, Ihre Nebenkostenabrechnung kostenlos von unserem Partner Mineko prüfen zu lassen.

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Wir sind für Sie da – auch persönlich!

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Sie haben weitere Fragen zum Thema Mietrechtsschutz oder wünschen sich eine Beratung zu weiteren Absicherungsmöglichkeiten? Dann sind wir auch gerne persönlich für Sie da. Finden Sie jetzt schnell und einfach eine DEVK-Beraterin oder einen DEVK-Berater ganz in Ihrer Nähe. Wir freuen uns auf Sie.

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